Trong logistics hiện đại, việc nắm rõ công thức tính chi phí lưu kho và tối ưu chi phí là một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều chi phí, từ thuê mặt bằng, nhân công đến tồn kho kéo dài. Vây đâu là giải pháp hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu cách tính chi phí lưu kho và giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả ngay sau đây.
Lưu kho là gì?
Lưu kho là quá trình bảo quản, cất giữ hàng hóa trong kho để chuẩn bị cho quá trình phân phối, tiêu thụ hoặc sản xuất tiếp theo. Đây là một quy trình nằm trong chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng sản phẩm được giữ an toàn và sẵn sàng khi cần thiết.
Quá trình lưu kho bao gồm các hoạt động như: nhập kho, bố trí hàng hóa theo sơ đồ hợp lý, kiểm soát tồn kho, bảo quản theo điều kiện đặc thù (nhiệt độ, độ ẩm…), kiểm tra định kỳ và xuất kho. Lưu kho không chỉ đơn thuần là giữ hàng trong kho mà còn đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ để tối ưu diện tích, thời gian và chi phí.
Lưu kho và tồn kho khác nhau như thế nào?
Lưu kho và tồn kho thường bị nhầm lẫn, tuy nhiên đây là hai khái niệm khác nhau:
- Lưu kho là hành động hoặc quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho.
- Tồn kho là số lượng hàng hóa hiện có trong kho tại một thời điểm nhất định, bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm đang chờ tiêu thụ.
Ví dụ: Khi một doanh nghiệp nhập 1.000 thùng sữa và lưu giữ trong kho trong 3 tháng, thì lưu kho là hành động giữ hàng hóa trong 3 tháng đó, còn tồn kho là con số 1.000 thùng sữa được ghi nhận trong hệ thống.
Tìm hiểu thêm: Tối ưu hóa không gian lưu trữ kho
Các loại chi phí lưu kho phổ biến
Chi phí lưu kho là một phần không thể tránh khỏi trong vận hành logistics. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, chi phí này có thể chiếm đến 20-30% tổng chi phí chuỗi cung ứng. Dưới đây là những loại chi phí lưu kho phổ biến:
Chi phí vốn trong lưu kho
Đây là phần chi phí lớn nhất trong lưu kho hàng hóa. Nó sẽ bao gồm tiền lãi kép cộng với giá trị đầu tư ban đầu cho hàng hóa tồn kho. Khi doanh nghiệp nhập hàng và chưa tiêu thụ ngay, số tiền đầu tư đó không thể sử dụng vào các hoạt động khác. Ngoài ra, nếu hàng tồn lâu, nguy cơ bị lỗi thời, giảm giá trị hoặc mất cơ hội đầu tư sinh lời khác sẽ tăng lên.
Chi phí quản lý tồn kho
Bao gồm chi phí nhân sự quản lý kho, phần mềm quản lý, thiết bị kiểm kê, bảo trì hệ thống, chi phí vận hành và kiểm soát hàng hóa ra vào. Đây là khoản chi phí thường xuyên, tăng theo quy mô và độ phức tạp của kho hàng.
Chi phí không gian kho lưu trữ
Chi phí này bao gồm: thuê mặt bằng kho, điện nước, thiết bị giá kệ, chi phí bảo trì kho bãi, thiết bị nâng hạ, làm mát (nếu có yêu cầu nhiệt độ), hệ thống PCCC. Diện tích càng lớn, hàng hóa càng nhiều thì chi phí không gian càng cao.
Chi phí rủi ro hàng lưu trữ
Bao gồm các chi phí phát sinh do hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát, lỗi thời, mất mát do thiên tai hoặc sự cố kỹ thuật. Một số ngành như dược phẩm, thực phẩm hoặc điện tử đặc biệt nhạy cảm với chi phí rủi ro này.
Công thức tính chi phí lưu kho
Tùy vào mức độ chi tiết, doanh nghiệp có thể tính chi phí lưu kho theo nhiều cách. Dưới đây là một số công thức tính chi phí lưu kho phổ biến:
Tính chi phí lưu kho dựa theo tổng số lượng hàng
Phương pháp này phù hợp với sản phẩm hay thiết bị có kích thước lớn, cồng kềnh, khó xác định diện tích và thể tích. Lúc này chi phí lưu kho sẽ được tính dựa theo từng đơn vị hàng hóa.
Tính chi phí lưu kho dựa theo từng thùng hàng
Với công thức này, doanh nghiệp sẽ sắp xếp sản phẩm dựa theo từng thung riêng lẻ. Doanh nghiệp tính phí lưu kho theo công thức:
Giá lưu trữ/ thùng hàng x số lượng thùng lưu trữ
Doanh nghiệp tính theo công thức này cần đảm bảo có sự tương đồng về kích thước và khối lượng của mỗi thùng hàng.
Tính chi phí lưu kho theo pallet
Các mặt hàng có kích thước đồng bộ, lưu theo kiện hàng cố định, không tách hay xuất hàng nhỏ lẻ, có thể cân nhắc công thức này. Trước khi chuyển đến kho lưu trữ, doanh nghiệp tự sắp xếp hàng lên pallet, bọc và cố định chắc chắn. Thông thường, kích thước 1 pallet sẽ là 48x40x6.5 inch.
Như vậy, chi phí lưu kho sẽ tính theo pallet, doanh nghiệp sẽ thanh toán chi phí theo số pallet tương ứng. Phương pháp này khá đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng thực hiện.
Tính chi phí lưu kho theo thể tích
Thể tích là không gian làm hàng hóa chiếm dụng trong kho lưu trữ, tính theo công thức: dài x rộng x cao. Thông thường, các hàng hóa được lưu trữ theo phương thức trên sẽ được sắp xếp các ô có kích thước tiêu chuẩn (5m3, 10m3, 15m3,…). Giá thuê sẽ được tính theo công thức:
Đơn giá/m3 x số m3 doanh nghiệp thuê
Tính chi phí lưu kho theo diện tích
Đây là phương pháp phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với sản phẩm có khối lượng nặng, kích thước lớn hoặc các loại hàng hóa đặc thù như: nội thất, kim loại,… Phương pháp này sẽ có chi phí cao hơn so với tính theo thể tích nhưng doanh nghiệp lại có thể tùy ý sắp xếp hàng hóa trong không gian đã thuê.
Bí quyết giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho
Việc tối ưu chi phí lưu kho là mục tiêu quan trọng với mọi doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bí quyết giúp doanh nghiệp cắt giảm hiệu quả:
Tối ưu hóa tồn kho với công nghệ tự động hóa
Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) sẽ giúp kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực, từ đó hạn chế tồn đọng, hàng lỗi thời và giảm chi phí kiểm kê. Ngoài ra, công nghệ RFID, mã vạch, IoT cũng giúp tăng độ chính xác và tự động hóa quá trình lưu kho.
Sử dụng giá kệ tối ưu không gian
Việc lựa chọn hệ thống giá kệ phù hợp giúp tăng khả năng lưu trữ trên cùng một diện tích kho. Một số loại kệ giúp tiết kiệm không gian đáng kể như: kệ di động, kệ Drive-in, kệ VNA hoặc hệ thống AS/RS tự động.
Đào tạo nhân sự kho chuyên nghiệp
Nhân viên kho được đào tạo bài bản sẽ giảm thiểu sai sót trong nhập – xuất – kiểm kê cũng như hạch toán chi phí lưu kho. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí vận hành, giảm thiểu thất thoát và tăng năng suất xử lý cho doanh nghiệp.
Thiết kế lại sơ đồ kho hợp lý
Một kho được bố trí khoa học với các khu vực rõ ràng, lối đi tối ưu, phân loại theo mã hàng,… sẽ giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu quả xử lý đơn hàng và giảm chi phí gián tiếp trong vận hành.
Tìm hiểu thêm: Cách sắp xếp hàng hóa trong kho
Lời kết: Chi phí lưu kho là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các loại chi phí, cách tính và các phương pháp tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trong bối cảnh chi phí logistics ngày càng tăng, việc chủ động quản lý và tối ưu lưu kho chính là chìa khóa để phát triển bền vững. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp tối ưu chi phí cho kho hàng, liên hệ ngay Vinatech Group để được tư vấn và hỗ trợ nhé!